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庫里乾坤大,卷中日月長——檔案管理實務

【課程編號】:NX09515

【課程名稱】:

庫里乾坤大,卷中日月長——檔案管理實務

【課件下載】:點擊下載課程綱要Word版

【所屬類別】:行政管理培訓

【培訓課時】:2天,6小時/天

【課程關鍵字】:檔案管理培訓

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課程背景:

隨著《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)范執(zhí)行,國家檔案局等部委、各地政府及企業(yè)均出臺了相應的管理辦法,不斷規(guī)范各類檔案管理。企業(yè)業(yè)務檔案是企業(yè)在生產、經(jīng)營、科研、基建、設備管理等活動中形成的、各種因素相互作用的產物,它綜合反映和說明企業(yè)的基本面貌和業(yè)務活動,是各類業(yè)務內容和載體檔案的總和。 如何識別各類檔案性質,對檔案進行恰當分類?怎樣做好業(yè)務檔案管理的規(guī)范化、信息化、安全化,怎樣發(fā)揮業(yè)務檔案管理在本單位業(yè)務經(jīng)營中的作用?。。。本課程回答上述問題,幫助您快速掌握檔案管理實務,快速建立本單位業(yè)務檔案管理流程。

課程收益:

● 熟練掌握檔案的定義及分類辦法;

● 把握檔案管理的原則及流程;

● 有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平;

● 現(xiàn)場練習五類檔案整理實務

● 解讀電子化檔案管理事務,提升本單位特殊載體檔案的管理能力。

課程對象:

企業(yè)內涉及業(yè)務檔案管理的人員。

課程大綱

前言:

國家檔案局的論文:《中國受災紙質檔案的搶救與修復——以北川地震受災檔案為例》。2017年11月,率中國檔案代表團出席2017年國際檔案理事會年會。

第一天:庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識

一、關于檔案管理

1. 檔案的起源與沿革

1)國家——文字——檔案

2)文字——國家——檔案

3)文字——檔案——國家——有條理的檔案

4)結繩、刻契 ——檔案——文字——國家 ——有條理的檔案

2. 定義:檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

3. 檔案管理六大工作內容

1)收集

2)整理

3)鑒定

4)保管

5)統(tǒng)計

6)利用

現(xiàn)場問答:您在自己的檔案管理工作中,6大工作哪一項最難?

4. 關于檔案的實體管理

5. 檔案的信息開發(fā)

6. 您了解企業(yè)檔案嗎?

1)定義:指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。

2)屬性分解

a當時性

b親自性

c真實性

d記錄性

二、詳解企業(yè)九類檔案

1. 九大分類:管理、基建、科研、產品、設備、會計、合同、員工、特殊載體檔案。

案例研討:請談一談檔案與文件的區(qū)別?

案例研討:哪些類別是業(yè)務方案?

2. 解讀四種常用檔案

1)文件類檔案

2)會計檔案

a會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證、其他會計憑證;

b會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。

c財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

3)員工檔案

4)特殊載體檔案

案例研討:您單位的聲像檔案有哪些?實物檔案有哪些?

案例研討:哪幾類是企業(yè)的業(yè)務檔案?

3. 企業(yè)業(yè)務檔案的作用

1)企業(yè)科學決策的依據(jù)

2)企業(yè)效益的體現(xiàn)

3)企業(yè)的重要資源

4. 企業(yè)檔案管理的法治化

1)法治化的原動力

2)法治化的重要保障

3)法治化的主要目的

4)確保檔案工作人員的工作權力,明確其工作職責,是企業(yè)檔案意識法治化的重要條件

案例研討:“誰動了我的檔案?”——廣東佛山中級人民法院退休職工訴單位檔案丟失案件

案例研討:2011年中央電視臺《焦點訪談》欄目以《誰讓“健康檔案”離了譜》為題,對安徽省懷遠縣“層層截流衛(wèi)生經(jīng)費,假造檔案完成指標”問題進行報道。

三、國家重點法律政策解讀

1. 關于《企業(yè)檔案管理辦法》

國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合頒布,根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務制定的。

2. 要點解析

1)企業(yè)檔案工作制度

2)企業(yè)檔案業(yè)務工作

3)企業(yè)檔案信息化建設

4)企業(yè)檔案工作設施設備

四、把握檔案管理六原則:全面、職能、特點、聯(lián)系、方便、協(xié)調

1. 以全部檔案為對象

2. 依據(jù)企業(yè)管理職能

3. 結合檔案內容和形成特點

4. 保持檔案材料的內部有機聯(lián)系

5. 方便管理與利用

6. 協(xié)調統(tǒng)一、不隨便改動

五、做好檔案管理六環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用

1. 收集:檔案管理工作的實際起點

案例討論:公司項目多部門多,如何才能確保資料收集完整及時?

1)一是對內收集:即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內各部門形成的文件材料;

2)二是對外收集:即企業(yè)根據(jù)國家有關政策和規(guī)定,對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。

3)收集工作流程:符合前四步驟并完成最后一步驟

是否崗位發(fā)文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數(shù)據(jù)

4)企業(yè)基礎數(shù)據(jù)清理總匯表(現(xiàn)場制作:分組按照范表討論并做出本單位匯總表)

2. 整理

1)區(qū)分全宗

2)分類方案制定

3)類別號設定

4)檔案排列

5)檔號編制

6)互見號填寫

7)檔案編目

8)建立全宗卷

案例分析:文件檔案的整理要點——人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.

現(xiàn)場練習:按照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》DA/T 42 – 2009企業(yè)檔案一級類目和二級類目的劃分制作本單位的兩級目錄

3. 鑒定

1)按鑒定時段包括:歸檔鑒定 到期鑒定

2)按鑒定內容包括:價值鑒定 質量鑒定 利用范圍鑒定

a價值應堅持以下幾個標準

-是否具有法律依據(jù)性

-是否屬于公司大事

-是否具有通用性或示范性

-是否屬于專利.

3)企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作

a區(qū)分檔案與非檔案。

b區(qū)分“永久”與“非永久”:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀

c區(qū)分重要檔案和一般檔案:如何界定重要一般?

d區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。

e區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。

f區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案

4. 保管

1)檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求

2)檔案修護要求

3)庫房管理要求——“以防為主,防治結合”,確保檔案安全

4)排放與庫位管理

a大流水排放

b分類排放

c流水與分類排放

5. 統(tǒng)計

1)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表;

2)建立檔案工作統(tǒng)計臺賬

a檔案館(室)藏情況

b度入出庫情況

c檔案利用情況

d檔案專兼職人員情況

e檔案設施、設備情況

f檔案銷毀情況

3)保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性 ——進行統(tǒng)計分析研究

6. 利用:檔案管理的終極目的

1)加強檢索系統(tǒng)的建設

a分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng)

b檢索信息要覆蓋全部館(室)藏

c檢索功能要匹配合理

2)設定利用者權限

3)進行利用登記

4)采取多種方式

5)編制各種實用匯編

6)編寫初加工的專題材料

7)編寫深加工的研究材料

8)舉辦檔案陳列或展覽

第二天:卷中日月長——業(yè)務檔案管理實務運用

一、上午:交叉檢查

1. 運用檔案管理檢查評分表,對被檢查單位進行表格內容梳理及填報(1小時)

2. 行政部、人力資源部、財務部、后勤部、研發(fā)部五組交叉檢查

(或根據(jù)本企業(yè)實際情況組成5個檢查組)

3. 檢查匯報及分析(約1個半小時)

4. 存在不足的匯總整理

二、下午:操作實踐(分組同時進行)

1. 分組練習(約1小時)

1)文書檔案管理:行政部(總經(jīng)理辦公室)

2)細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習:現(xiàn)場制作、檢查2017年度的會議紀要檔案盒

2. 人員檔案管理:人力資源部

1)細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習:現(xiàn)場制作、檢查2017年度的XX員工的一套檔案

3. 科技檔案管理:研發(fā)部門

1)細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習:現(xiàn)場制作、檢查2017年度的某一完成的科研課題的一套檔案盒

4. 基建檔案管理:后勤部門

1)細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習:現(xiàn)場制作、檢查2017年度的已完成的某一基建項目的一套檔案盒

5. 會計檔案管理:財務部門

1)細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習:現(xiàn)場制作、檢查2017年度的財務報告的一套檔案盒

成果驗收與點評(約1小時)

三、企業(yè)檔案管理信息化建設

1. 電子檔案基礎知識

1)電子檔案是具有保存價值的歸檔電子文件和相應元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。 ——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

2)電子檔案的類型:圖像、音頻、視頻、網(wǎng)頁。

2. 檔案管理的信息化

1)檔案信息化的目標與原則

2)電子文件的歸檔

3)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

4)電子檔案的保管

5)檔案網(wǎng)絡化服務

6)檔案管理系統(tǒng)軟件

四、業(yè)務檔案管理課程的落地轉化

1. 轉變觀念,提高認識——檔案資產觀

2. 領導責任

3. 全員參與

4. 全程管理——前端控制、過程管理(同步管理)

5. 系統(tǒng)管理

6. 信息化方向

7. 因企制宜

結束/總結與互動

1. 您的收獲

2. 您的困惑

3. 今后怎樣投入檔案管理

趙老師

趙原老師 招投標及行政管理學專家

(招投標、政府投資、保密、檔案、新聞)

10年招投標管理、省級政府廳局發(fā)言人

高級經(jīng)濟師

國家發(fā)改委綜合評標專家?guī)鞂<?/p>

南開大學經(jīng)濟學學士

云南大學經(jīng)濟學碩士

現(xiàn)任:云南省發(fā)展改革委 交易市場監(jiān)督處處長

曾任:云南省招標采購局 招投標監(jiān)督處處長、新聞發(fā)言人

中國長城資產管理公司昆明辦事處 辦公室副主任

個人簡介:

自大學畢業(yè),歷經(jīng)金融系統(tǒng)、政府部門兩大工作階段。1993年任云南省農行營業(yè)部辦公室秘書、國際結算部副經(jīng)理,2006年任中國長城資產管理公司昆明辦事處辦公室副主任;2010年—2017年任云南省招標采購局辦公室主任、招投標監(jiān)督處處長、新聞發(fā)言人,2018年至今任云南省發(fā)展改革委交易市場監(jiān)督處處長。

專業(yè)領域負責行政管理及招投標管理兩大板塊。招投標管理11年,有著豐富的招投標管理實戰(zhàn)經(jīng)驗。熟諳相關法律、實務操作及招投標信息化管理。直接負責操作招標代理項目超400億元,招標代理項目逾300個,曾獲2009年云南省政府新機場建設項目立功獎勵、2010年度中國招標投標協(xié)會全國百強項目經(jīng)理稱號。行政管理領域,熟諳新聞傳播與輿情管理,熟悉行政管理學實務,擅長公文寫作、新聞發(fā)布會組織、對外協(xié)調溝通、檔案及保密管理。多次參與過云南省人大的全省藥品集中采購專題問詢會、云南省政府公共資源交易領域的相關新聞發(fā)布會,負責云南省系統(tǒng)內的新聞發(fā)布、公文寫作及檔案保密培訓工作。負責系統(tǒng)內檔案、保密、輿情管理工作。

實戰(zhàn)經(jīng)驗

◆ 2010-2015年,云南省招標采購局新聞發(fā)言人

◆ 2008-2010年昆明長水機場招標項目 招標總額93.3550億元

◆ 2012-2016年云南省基本藥物集中采購監(jiān)督 年度采購金額約120億元

◆ 2010年至今 云南省綜合評標專家?guī)烊粘9芾?庫內專家總人數(shù)10245名

◆ 2006年-2007年,中國長城資產管理公司昆明辦事處信息發(fā)布協(xié)調員

◆ 2013年,云南省十二屆人大常委會第三次會議聯(lián)組會議聯(lián)絡員

◆ 2013年,云南省醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革工作專題詢問會新聞聯(lián)絡員

◆ 2014年至今,云南省保密委、檔案管理委聯(lián)絡員

◆ 2014年,云南省政府“三公經(jīng)費”新聞聯(lián)絡員

授課風格:

親切大方,語言精煉,善于營造輕松的學習氛圍

嚴謹細致,邏輯清晰,深入淺出,法律法規(guī)歸納性強

實戰(zhàn)實用,理論與演練相結合,案例生動貼切,落地實際

主講課程:

招投標管理

《應者湯湯、勝者為王——項目投標管理與中標技巧》

《政采訂單大贏家——政府采購投標實務與技巧》

《招標達人——招標文件編寫及評標辦法設定》

《擁抱互聯(lián)網(wǎng)+——新形勢下的電子招投標全流程及法律風險點解析》

《五步思維優(yōu)質評標——評標專家法律法規(guī)及評標實務》

《重構招標采購一體化公平競爭機制——解析招投標電子化全流程》

《無契約、不和諧——合同法實務與案例》

《規(guī)范擇優(yōu)、高效采購——采購管理與商務談判》

《把握結算審計要點——基于審計視角的建設工程合同管理》

《招標文件之寫作達人——七步成詩制作高水準的招標文件》

行政管理

《保密工作人人有責——企業(yè)保密管理實務》

《庫里乾坤大、卷中日月長——檔案管理實務》

《天機云錦用在我——常用公文寫作技巧》

《人人都有麥克風——新媒體時代的輿情管理》

《您是優(yōu)秀的新聞發(fā)言人嗎——新聞發(fā)言人素養(yǎng)與技巧》

《由5S原則說起——危機公關與媒體應對實務》

部分授課單位:

銀行證券:內蒙信用社、廣發(fā)證券昆明營業(yè)部、富滇銀行、華夏銀行昆明分行

電子行業(yè):中科電22所青島信息公司、浪潮通軟科技公司、交大集團信息公司

化工行業(yè):云天化集團有限責任公司、云南煤化集團有限公司

電力行業(yè):東風發(fā)電廠、國家電網(wǎng)有限責任公司內蒙供電局

醫(yī)藥保健:云南白藥集團股份有限公司、云南醫(yī)藥工業(yè)公司、揚子江藥業(yè)集團

住房建設:重慶萬科、云南農墾集團、云南省投集團、二十三冶

鐵路:中鐵十四局、云南省發(fā)改委鐵路建設辦公室、昆明鐵路局

能源:云南能投集團、云南省地礦局、云南黃金集團、甘肅省電投

新聞出版:云南省委宣傳部、云南省新聞出版集團、云南省政府新聞辦

院校部隊:清華大學工程建設總裁班、云南交通職業(yè)技術學院、云南省軍區(qū)、武警云南總隊

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